Luvat ja ilmoitukset

Lupa- ja ilmoitusasioiden perustana on luonnollisesti turvallisuus. Vastuullisen kulttuurituottajan tulee aina ajatella ensimmäisenä asiakkaiden turvallisuutta ja tapahtuman toimivuutta. Lupa- ja ilmoitusasioihin perehtymisellä ja huolellisella työllä, tapahtumat pysyvät laadukkaina ja turvallisina.

Kulttuurituottajan tulee huolehtia tilaisuuksia järjestäessään, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt ovat kunnossa. Lupa-anomuksissa tulee olla hyvissä ajoin liikenteessä ja varautua mahdollisiin lisäselvityksiin. Lupia hyväksyviin eri valvontaviranomaisiin kannattaa olla rohkeasti yhteydessä ja sopia heidän kanssaan yhteinen tapaaminen, jossa pystyy käymään tarkasti läpi oleelliset ilmoituksiin ja lupiin liittyvät asiat.

Lupien, suunnitelmien ja ilmoitusten hakemisen ja tekemisen lisäksi yleisötilaisuudesta pitää tiedoittaa niitä, joiden toimintaan yleisötilaisuus vaikuttaa. Esimerkiksi jos tapahtuma järjestetään lähellä asutusta, pitää tapahtumasta ilmoittaa ko. asukkaille. (Tietosanoma, 2013)

työkalutaso2

Yleisimmät luvat ja ilmoitukset

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

  • kokoontumislain (22.4.1999/530) mukaisesti yleisötilaisuus tarkoittaa erilaisia konsertteja, näytöksiä, messuja, juhlia, konsertteja yms. jotka kokoavat ihmisiä samaan paikkaan ja aikaan jotain tiettyä tarkoitusta varten ja johon on pääsy (joko maksua vastaan tai ilman) muilla kuin erikseen kutsutuilla
  • yleisötilaisuuden voi järjestää joko yksityinen henkilö, yritys tai julkinen sektori
  • yleisötilaisuudesta täytyy tehdä ilmoitus Poliisille, mikäli sillä on nähtävissä vaikutuksia yleiseen turvallisuuteen ja järjestykseen
  • ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä vähintään 5 vuorokautta ennen tapahtumapäivää, suuremmissa tapahtumissa ilmoitus on hyvä tehdä jo hyvissä ajoin
  • ilmoitus tehdään järjestämispaikkakunnan Poliisille

Meluilmoitus

  • mikäli toiminnasta (tapahtuma, rakentaminen, tms.) aiheutuu erityisen häiritsevää tai voimakasta melua tai tärinää, tulee siitä tehdä meluilmoitus alueelliselle ympäristönsuojeluviranomaiselle
  • ilmoitus tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen toiminnan harjoittamista, mutta usein ilmoitus on hyvä tehdä jo aikaisemmin (erityisesti isommissa rakennusprojekteissa)
  • pelkästään paikalliselle ympäristökeskukselle ilmoittaminen ei riitä, vaan melun tai tärinän vaikutuspiirissä asuvia tai työskenteleviä ihmisiä/oppilaitoksia/tms. tulee tiedottaa melun aiheuttamasta todennäköisestä häiriöstä

Ympäristösuunnitelma

  • ympäristösuunnitelmalomake tulee liittää yleisötilaisuuden lupahakemukseen
  • sillä halutaan taata mahdollisimman vähäinen ympäristön rasitus tapahtumaa ennen, sen aikana ja jälkeen
  • ympäristösuunnitelma tulee lähettää paikalliselle ympäristökeskukselle
  • ympäristösuunnitelma toimitetaan ympäristökeskukselle vähintään 30 päivää ennen tapahtumaa

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma

  • oli kyseessä pieni tai suuri tapahtuma, TAPAHTUMAN JÄRJESTÄJÄ ON ENSISIJAISESTI VASTUUSSA TAPAHTUMAN TURVALLISUUDESTA
  • pelastus- ja turvallisuussuunnitelma tulee toimittaa pelastusviranomaisille vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta isojen tapahtumien järjestäjien tulisi olla yhteydessä pelastusviranomaisiin jo hyvissä ajoin tapahtuman suunnitteluvaiheessa
  • pelastus- ja turvallisuussuunnitelma on tehtävä tapahtumalle, mikäli se arvioidaan sellaiseksi, jossa mahdolliset vahingot ja onnettomuudet voivat olla vakavia joko suuren ihmismäärän tai muun syyn vuoksi
  • riskisuunnitelma on hyvä tehdä jokaiseen tapahtumaan, myös hyvin pieniin tapahtumiin
  • pelastus- ja turvallisuussuunnitelman tulee olla kaikkien tapahtuman työntekijöiden tiedossa

Alueen käyttölupa/maankäyttölupa

  • jokaiseen ulkoilmatapahtumaan vaaditaan maanomistajan lupa
  • luvan myöntäjä voi olla yksityinen maanomistaja, kaupunkirakenteen toimiala tai esimerkiksi kaupungin liikuntapalvelut (riippuu kenen omistamalla alueella tapahtuma ollaan järjestämässä)
  • kaupungin kadut ja puistoalueet on mahdollista vuokrata tilapäisesti erilaisten tapahtumien ja ”tempausten” järjestämiseen
  • maankäyttölupahakemuksen käsittelyyn tulee varata aikaa 3-4 viikkoa, joten se on hyvä tehdä noin 30 vuorokautta ennen tapahtumaa
  • maankäyttöluvan myöntäminen edellyttää tapahtuman järjestäjältä ymmärrystä alueiden kestävän kehityksen edistämiseen

 Liikenneluvat

  • mikäli järjestettävä tapahtuma tapahtuu osittain tai täysin tieliikennealueella, tulee siihen hakea lupaa ELY-keskukselta (”Poliisi ei myönnä 1.1.2016 alkaen ajokortteja ja muita tieliikenteen lupia. Toimivalta siirtyy Liikenteen turvallisuusvirasto Trafille”)
  • tapahtuman järjestäjä on vastuussa liikennejärjestelyiden hoitamisesta, mikäli tapahtuma aiheuttaa poikkeamia liikenteen sujumiselle
  • tieliikenneluvat tehtävä viimeistään 7 vuorokautta ennen tapahtumaa

Mainosten ja opasteiden kiinnitysluvat

  • liikenneturvallisuuden säilyttämiseksi, tienvarsimainoksia ei tule kiinnittää ilman ELY-keskuksen myöntämää erityislupaa
  • ulkomainontakielto ei koske vaalimainoksia, ilmoittelua paikalla harjoitettavasta toiminnasta tai kokous-, huvi- tai tiedotustilaisuuksien mainoksia
  • lupa maantieverkolle laitettaviin erikoiskyltteihin, opasteisiin tai suurempiin mainoksiin tulee hakea ELY-keskukselta viimeistään kaksi kuukautta ennen niiden paikalle laittamista
  • katuverkolle laitettavista mainoksista ja opasteista vastaa kunta ja yksityisillä teillä tien omistaja

Elintarvikkeiden myyntilupa

  • elintarvikevalvontaan Eviraan on tehtävä ilmoitus, mikäli on perustamassa elintarvikehuoneistoa
  • ”elintarvikehuoneistolla tarkoitetaan mitä tahansa rakennusta tai huoneistoa tai niiden osaa taikka muuta ulko- tai sisätilaa, jossa myytäväksi tai muuten luovutettavaksi tarkoitettuja elintarvikkeita valmistetaan, säilytetään, kuljetetaan, pidetään kaupan, tarjoillaan tai muutoin käsitellään, ei kuitenkaan alkutuotantopaikkaa” (Elintarvikelaki 23/2006)
  • elintarvikehuoneiston perustamisella siis tarkoitetaan esimerkiksi tapahtuman ajaksi perustettavaa elintarvikemyyntiä
  • mikäli elintarvikkeita myydään tilaisuudessa, jossa on yli 500 henkilöä, on tilaisuuden ajaksi nimettävä vastuuhenkilö
  • ilmoitus elintarvikkeiden myynnistä tulee tehdä vähintään 15 vuorokautta ennen tilaisuutta kunnan ympäristökeskukselle

Tilapäinen anniskelulupa

  • tilapäinen anniskelulupa on mahdollista saada tilaisuuksiin, jotka selkeästi kestävät vain tietyn ajanmääreen verran, esimerkiksi kolmipäiväinen kaupunkitapahtuma
  • lupa haetaan anniskelupaikan sijaintikunnan aluehallintavirastolta
  • tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää kuitenkin korkeintaan kuukauden ajaksi
  • tilapäistä anniskelulupaa ei myönnetä urheilu- tai perhetapahtumiin
  • tapahtumaa varten tulee järjestää riittävät saniteettitilat, jotta alkoholia saadaan tarjoilla
  • tapahtumassa tulee olla anniskelulain tuntevaa henkilökuntaa
  • luvan käsittelyssä kestää yleensä noin 4-8 viikkoa

vuosikello

LÄHTEET

Elintarviketurvallisuusvirasto Evira 2016. Tiedote ”Elintarvikehuoneistot”. Viitattu 1.4.2016. http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/valmistus+ja+myynti/elintarvikehuoneistot+/

FINLEX / http://www.finlex.fi/fi/laki/

Helsingin kaupunki 2016.  Ohjeistus ”Tapahtumajärjestäjän ohjeet”. Viitattu 1.4.2016. http://www.visithelsinki.fi/fi/ammattilainen/tapahtumajarjestajat/tapahtumajarjestajan-ohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet#luvat

Jyväskylän Kangas. Julkaisu ”Ohjeita tapahtumajärjestäjälle”. Viitattu 10.4.2016. http://www3.jkl.fi/blogit/kangasjyvaskyla/wp-content/uploads/kangasjyvaskyla/2015/04/Tapahtumaopas-j%C3%A4rjest%C3%A4jille-2015.pdf

Jyväskylän kaupunki 2016. Ohjeistus ”Alueen käyttölupa”. Viitattu 13.3.2016. http://www.jyvaskyla.fi/kaupunkirakennepalvelut/ulkotapahtumat/omistajanlupa

Onnistunut tapahtuma  – Järjestäjän opas / Rahkola Satu, Rantama Tarja, Räikkönen Päivi / 2004

Oulun kaupunki 2016. Ohjeistus ”Tapahtuman turvallisuus”. Viitattu 13.3.2016. http://www.ouka.fi/oulu/ajankohtaista/turvallisuus

Poliisi http://www.poliisi.fi/

Suurten yleisötilaisuuksien turvallisuusopas / Keski-uudenmaan pelastuslaitos / Jari Vuoripuro

Tapahtumatuotanto läpivalaisussa – alihankkijaverkosto tapahtumaorganisaation tukena / Massa-Hanke / 2015

Yleisötilaisuuksien turvallisuus / Toimittanut Jyri Paasonen /2013

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s